Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса.

2. Хронологический - при соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный - данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера. Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе.

4. Алфавитный - при использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.